Vom Kombibüro zum Open Space
DEG – Deutsche Investitions- und Entwicklungsgesellschaft mbH, Köln
Transformation bestehender Arbeitsflächen von Kombibüros hin zu einer modernen Open-Space-Umgebung im laufenden Betrieb. Im Fokus standen die Entwicklung einer belastbaren Umsetzungsstrategie, ein intensiver Mitarbeiterbeteiligungsprozess sowie die Erarbeitung modularer Ausstattungsbausteine zur gemeinsamen Flächenplanung.
Ergänzend wurden ein Umzugs- und Kommunikationskonzept sowie ein Flächenmanagement-Tool entwickelt, um Planung und Umsetzung effizient zu steuern.
Trotz anspruchsvoller Rahmenbedingungen im Bestand konnten innerhalb von 27 Monaten 60 Arbeitsplätze oder 15% der Kapazität zusätzlich geschaffen werden, die Organisation vollständig neu platziert, sowie Rückbau und Modernisierung vollständig umgesetzt werden.
Sprechen Sie uns für eine Führung durch das realisierte Projekte gerne an.
Ausgangslage
Mitarbeiterwachstum, Keine Wachstumsreserven im Bestand, unveränderte Organisationanordnungen und technische Verbesserungsnotwendigkeiten mussten gelöst werden.
Der klassische Weg:
Wir erweitern unsere Büroflächen und erhöhen die laufenden Kosten.
1+1=2
Alternative: Komplex aber sehr wirksam
Unser Vorschlag war es das bestehende Bürokonzept zu überdenken und auf zukünftige Veränderungen und individuelle Anforderungen auszurichten.
Die Veränderung des Bürokonzeptes sollte durch eine gezielten Change Prozess begleitet werden, um den Mitarbeitenden die Möglichkeit der Mitgestaltung Ihrer zukünftigen Arbeitsbereiche zu ermöglichen und sich mit dem neuen Bürokonzept auseinanderzusetzen.
Die Belegung des Gebäudes sollte neu aufgesetzt werden, um die aktuell erforderliche Kommunikation zu fördern.
Und die Umsetzung sollte schrittweise im Bestand mit minimalen Ausweichflächen erfolgen.
Beteiligung der Mitarbeitenden
durch Bedarfsermittlung, Interviews, Feedback zum Gesamtprojekt, Planungsworkshops, Einbindung in Mobiliarentscheidung, Marktplätze für aktuelle Themen, Leitfaden zur Nutzung, Feinbelegung und Umzugsplanung
Realisierung
Im Zuge der Realisierung der Flächen wurden bestehende Wandelemente wiederverwendet, um diese für Rückzugsräume zu verwenden. Die akustische Schirmung wurde durch einen neuen Bodenbelag und Deckensegel erreicht.
Die Bestandsmöblierung wurde durch ergänzende Möbel erweitert, die den modularen Anforderungen an zukünftige Veränderungen entsprechen.
Zudem sind technische Vereinheitlichungen durchgeführt worden, um die grundsätzliche “Readiness” für ein eventuell spätere Einführung von Desksharing.
Die Ausweichfläche für die Umzugsschritte umfasste gerade einmal 40 Arbeitsplätze (7%).
Das Ergebnis
Fazit
Jede Teilfläche des Gebäudes ist heute individuell auf die Anforderungen seiner Nutzer ausgerichtet und bietet vereinfachte und kostengünstige Möglichkeiten zukünftige Veränderungen umzusetzen.
Jahre nach der Umsetzung dieses Projektes startete die Einführung von Desksharing, welche wir in einem weiteren Projekt begleiten durften.
Siehe “Vom Open Space zum individuellen Desksharing”
Unser Beitrag
Konzeption modulares Flächennutzungskonzept
Bausteinlogik in Anwendung auf zwei unterschiedliche Gebäude
Möblierungs- und Ausstattungskatalog
Change Prozess erstellen und durchführen
Belegungsstudien für die Neuanordnung der Organisation
Umsetzungsreihenfolge Auszug, Umbau, Bezug mit Interimsschritten
Betreuung Gremien, Führungskräfte, Geschäftsführung und Betriebsräte