Arbeit findet heute im Büro, zu Hause, unterwegs, beim Kunden und an „Third Places“ statt. Das Büro ist damit nicht mehr automatisch der tägliche Arbeitsort, sondern ein wichtiger Bestandteil eines verteilten Systems. Aktuelle Daten zeigen, dass Beschäftigte zwar weiterhin mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit im Büro verbringen, zugleich aber rund ein Viertel ihrer Arbeitswoche an Orten außerhalb von Büro und Zuhause arbeiten.

Früher war die Frage: „Wo ist mein Schreibtisch?“ Heute lautet sie zunehmend: „Warum komme ich heute ins Büro?“ Persönliche Zusammenarbeit, Austausch, Lernen, Mentoring und soziale Verbindung gewinnen an Bedeutung. Wir beobachten eine Zunahme persönlicher Zusammenarbeit und sozialer Interaktion im Büro.

Ein Büro voller identischer Schreibtische passt schlecht zu einer Arbeitswelt, in der Menschen innerhalb eines Tages konzentrieren, telefonieren, hybrid konferieren, kreativ arbeiten und informell kommunizieren. Gefragt sind deshalb unterschiedliche Raumtypen: Fokusbereiche, Projektflächen, Teamzonen, Besprechungsräume, Rückzugsräume und formelle und informelle Begegnungsorte. Gerade Lärm, Verfügbarkeit und mangelnde Eignung von Flächen gehören weiterhin zu den zentralen Schwächen heutiger Büros.

Die reine Kennzahl „Quadratmeter pro Mitarbeiter“ reicht nicht mehr. Entscheidend wird, welche Leistung eine Fläche ermöglicht. Unternehmen versuchen deshalb gleichzeitig, Portfolios wirtschaftlicher zu nutzen und die Qualität der Arbeitsumgebung zu erhöhen.

Das Büro konkurriert inzwischen mit dem Homeoffice. Damit steigt der Qualitätsanspruch. Immer weniger Beschäftigte wünschen sich  ausdrücklich eine klassisch „corporate“ geprägte Arbeitsumgebung; stärker gefragt sind natürlichere, entspanntere und inspirierende Umgebungen. Das bedeutet nicht, dass Büros zu Lounges werden sollen.
Sie müssen vielmehr funktional besser als die Alternative sein.

Nach einigen Jahren maximaler Flexibilität strukturieren viele Unternehmen ihre Anwesenheitsmodelle inzwischen wieder stärker. Gleichzeitig reicht eine Back-to-Office-Regel allein nicht aus: Beschäftigte erwarten, dass der Weg ins Büro einen erkennbaren Mehrwert bietet. Ein Spagat zwischen stärker geregelter Büroanwesenheit einerseits, andererseits von weiterhin hohen Erwartungen an Flexibilität, Wohlbefinden und Workplace Experience.

Wer kennt es nicht, physische Meetings mit Teilnehmern in Teams. Vor Ort werden wir wahrgenommen, die remote Zugeschalteten sind weniger präsent.
Dieser Schwachpunkt in unserer heutigen Kommunikation muss dringend verändert werden, so dass die virtuelle Teilnahme gleichgestellt wird und analoge Bearbeitungen in Workshops durch virtuelle Teilnehmer erfolgen kann. Das ist technisch schon heute möglich.

Sensorik, Buchungssysteme, Nutzungsdaten und zunehmend KI verändern, wie Flächen geplant und betrieben werden. Das Büro wird anpassungsfähiger: Unternehmen können erkennen, welche Flächen tatsächlich benötigt werden und wo Nutzung und Angebot nicht zusammenpassen. Der Einfluss von KI auf die physische Arbeitswelt steht zwar noch am Anfang, doch aktuelle Forschung sieht bereits veränderte Arbeitsmuster bei intensiven KI-Nutzern, insbesondere bei Lernen und virtueller Zusammenarbeit.